Resolución Nº 40/2016

• Emisor: Adm. Prov. del Fondo
• Fecha de la disposición: 19 de Septiembre de 2016

RESOLUCIÓN Nº 40/2016

Mendoza, 19 de septiembre de 2016

Asunto: Aprobación Manual de Funciones de la Administradora Provincial del Fondo

Visto: El expediente Nº 2032-F-2010-80271;

La Resolución Nº 39/2016 de este Órgano Colegiado, que aprueba el Nuevo Organigrama, y;

CONSIDERANDO:

Que este Órgano Colegiado encomendó a la Dirección Ejecutiva la revisión de la estructura organizativa y de las funciones del personal de la Administradora Provincial del Fondo.

Que dentro del Plan Anual de Auditoría del presente ejercicio aprobado por el Director Ejecutivo se dispuso la revisión del Manual de Funciones vigente.

Que Auditoría Interna y Control de Gestión ha elevado un informe a la Dirección Ejecutiva consignando falencias y desactualizaciones del Manual de Funciones del organismo sugiriendo modificaciones a introducirse.

Que el informe antes citado ha sido analizado por las autoridades concluyendo que resulta necesario contar con un nuevo Manual de Funciones.

Que por Resolución Nº 39/2016 de este Órgano Colegiado se ha aprobado el nuevo organigrama de la institución lo que motiva la necesidad de aprobar las funciones correspondientes.

Que la presente Resolución se dicta en virtud de lo establecido en los incisos i) y j) de la Ley Nº 6071 y modificatorias.

Por lo expuesto:

LA ADMINISTRADORA

PROVINCIAL DEL FONDO

RESUELVE:

Artículo 1º

Derógase la Resolución Nº 138/2010 de la Administradora Provincial del Fondo.

Artículo 2º

Apruébese el Manual de Funciones de la Administradora Provincial del Fondo detallado en Anexo, el que forma parte integrante de la presente.

Artículo 3º

Delégase en el Director Ejecutivo las facultades para introducir modificaciones y/o actualizaciones del Manual de Funciones aprobado.

Artículo 4º

Notifíquese y archívese.

Pedro Martín Kerchner

Enrique Andrés Vaquié

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MANUAL DE FUNCIONES

ADMINISTRADORA PROVINCIAL DEL FONDO

FUNCIONES GENERALES

De todo el Personal

1. Cumplir con las normas de convivencia, horario y vestimenta establecidas por la Institución.

2. Tener conocimiento preciso de sus Funciones tanto generales como específicas y de los Manuales de Procedimientos de los procesos en que por sus tareas tiene injerencia.

3. Desarrollar su trabajo con la debida responsabilidad y de acuerdo a las normas vigentes.

4. Participar en las reuniones de trabajo y en equipos interdisciplinarios en los que sea convocado para el tratamiento de temas relativos a su competencia, resolución de problemas u otros que puntualmente determinen sus superiores.

5. Participar en las capacitaciones en las que se lo convoque.

6. Efectuar las registraciones correspondientes en los Sistemas Informáticos y archivar ordenadamente la documentación que se conservará en su área.

7. Generar reportes en relación a los objetivos e indicadores establecidos por sus superiores.

8. Realizar informes específicos a pedido del superior.

9. Informar periódicamente al superior sobre el desarrollo de las tareas a su cargo.

10. Reemplazar funciones o colaborar en otros sectores, que por ausencias o carga laboral, le sea requerido por sus superiores.

11. Brindar la información que requiera el área de Auditoría Interna.

12. Proponer a su superior, mejoras a las normas de trabajo, procedimientos, formularios y toda otra medida tendiente al fortalecimiento de la gestión de su área.

13. Responsabilizarse patrimonialmente por los bienes de la Institución que le fueran asignados.

14. Suscribir todo informe, nota, reporte, etc. que emita.

15. Efectuar todas aquellas tareas que sean requeridas por su superior, Dirección Ejecutiva y/o Subdirecciones.

    De las Jefaturas

1. Programar, planificar, instruir, implementar y controlar las tareas del sector a su cargo de manera que se desarrollen con eficiencia y efectividad.

2. Capacitar, administrar y liderar los recursos humanos del sector responsabilizándose por su desempeño, comportamiento y cumplimiento de sus funciones.

3. Establecer objetivos anuales eindicadores que permitan evaluar el desempeño y medir productividad del sector.

4. Elaborar informes a la Subdirección de la que dependen con el estado de avance de las gestiones propias de su sector.

5. Evaluar al personal a cargo cuando corresponda según normas vigentes.

6. Establecer las necesidades de capacitación para el personal del sector.

7. Informar al Sector de Auditoría y Control de Gestión, toda modificación a los procedimientos internos, de manera de mantener actualizados los manuales de la Institución.

8. Informar al personal a cargo de las novedades que se producen en la Institución y los cambios que implican en sus procesos laborales.

9. Proponer a la Dirección o Subdirección correspondiente, la autorización de licencias de empleados a su cargo en función de las normas vigentes y de las necesidades del servicio.

10. Brindar toda información útil a la Institución a Sección Comunicación Institucional para que sea debidamente transmitida a todos sus miembros.

11. Proponer a la División Sistemas el desarrollo y/o modificaciones de los sistemas informáticos de las áreas a su cargo.

12. Trabajar en forma conjunta con todos los Jefes de Departamento y de División para el desarrollo eficiente y coordinado de los procesos en los que se interrelacionan y en la resolución de problemas.

13. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos impartidos por el Honorable Tribunal de Cuentas.

14. Controlar y acompañar con la firma todo informe, reporte, nota, etc. emitido por el personal a su cargo.

15. Responsabilizarse patrimonialmente por los bienes de la Institución asignados a su área.

    FUNCIONES ESPECÍFICAS

    POR PUESTO

    DIRECCIÓN EJECUTIVA

    Auditoría Interna

    y Control de Gestión

    Auditor Interno

1. Elaborar y poner a consideración de la Dirección Ejecutiva para su aprobación el Plan Anual de Auditoría.

2. Ejecutar el Plan Anual de Auditoría aprobado.

3. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de cada sector, según lo establecido en el Plan Anual de Auditoría, mediante el control de documentación, la realización de entrevistas y otros métodos que considere oportuno aplicar para cumplir sus objetivos.

4. Realizar la evaluación de los controles internos de la organización de acuerdo la planificación establecida.

5. Informar a la Dirección Ejecutiva sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de las auditorías realizadas.

6. Interactuar efectivamente con la Dirección Ejecutiva y las Subdirecciones a fin de asegurar la transversalidad de los procesos, la identificación de necesidades de mejora y de situaciones de riesgo.

7. Realizar revisiones y proponer a la Dirección Ejecutiva ajustes de actualización de los Manuales de Funciones y de Procedimientos de la Institución.

8. Proponer a la Dirección Ejecutiva planes de mejora y/o calidad para ser ejecutados en la Institución.

9. Participar en Comités vinculados a temas de control interno, calidad o mejoras.

10. Realizar el seguimiento de recomendaciones o mejoras implementadas.

11. Procurar la propia capacitación y del personal dependiente en temas de control interno, mejora, calidad y otros propios de la organización.

    Agente Auditoría Interna

    y Control de Gestión

1. Proponer al Auditor Interno, aspectos a incluir en la planificación general y anual de la Auditoría Interna a desarrollar.

2. Llevar a cabo las auditorías que su superior le asigne en función del Plan Anual de Auditoría y la normativa vigente.

3. Elaborar informes y proponer recomendaciones para mitigar las deficiencias halladas.

4. Participar en Comités vinculados a temas de control interno, calidad o mejoras a requerimiento del Auditor Interno.

5. Participar en los procesos de revisión de Manuales de Funciones y de Procedimientos de la Institución y sugerir al Auditor Interno las actualizaciones de los mismos.

6. Elaborar los proyectos de actualización de Manuales de Funciones y de Procedimientos que sean requeridos por su superior.

7. Llevar archivo organizado de los informes realizados.

   Secretaría de Despacho

   Agente Sección Secretaría

   de Despacho

1. Revisar los borradores de Resoluciones que ingresan al sector.

2. Dar formato y asignar número a las Resoluciones que emita la Administradora Provincial del Fondo y el Director Ejecutivo.

3. Digitalizar todas las normas emanadas de la Institución.

4. Archivar ordenadamente los originales y adjuntar las copias a los expedientes de corresponder.

5. Confeccionar las actas correspondientes a la Administradora y a la Dirección Ejecutiva y llevar el registro y archivo de las mismas.

6. Publicar en el Boletín Oficial las resoluciones pertinentes.

7. Actualizar la Etapa del Crédito en el Sistema y adjuntar archivo digital correspondiente.

8. Confeccionar las cédulas de notificación de Resoluciones aprobadas.

9. Entregar a las Áreas correspondientes, los acuses de recibo de Resoluciones notificadas.

10. Proveer a Sección Archivo de todas las normas emitidas para mantener actualizado el digesto de la Institución.

    Auxiliar Administrativo

    Sección Secretaría de Despacho

1. Recepcionar los pedidos de elaboración de Resoluciones.

2. Colaborar en la asignación numérica y formato de las Resoluciones de la Administradora Provincial del Fondo.

3. Colaborar en la digitalización de todas las normas emanadas por la Institución

4. Mantener actualizado el archivo de las normas originales y adjuntar las copias a los expedientes de corresponder.

5. Colaborar en la confección de las actas correspondientes a la Administradora Provincial del Fondo y llevar el registro y archivo de las mismas.

6. Colaborar en la confección de las cédulas de notificación de Resoluciones aprobadas y entrega de acuse de las mismas.

7. Colaborar en la actualización del digesto de la Institución.

   Comunicación Institucional

   Auxiliar Administrativo Sección

   Comunicación Institucional

1. Proponer, diseñar y establecer estrategias de comunicación y marketing tendientes a lograr una imagen pública Institucional confiable y eficiente.

2. Diseñar anualmente y proponer un plan de trabajo que garantice la generación, publicación y divulgación de los...