RESOLUCION Nº 37.130 DEL 01 OCT. 2012
| Fecha de disposición | 09 Octubre 2012 |
| Fecha de publicación | 09 Octubre 2012 |
| Sección | Resoluciones |
Martes 9 de octubre de 2012 Primera Sección BOLETIN OFICIAL Nº 32.496 28
#I4378197I#
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS PUBLICAS
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION
RESOLUCION Nº37.130 DEL 01 OCT. 2012
EXPEDIENTE Nº57.880
SINTESIS
VISTO... Y CONSIDERANDO…
EL SUPERINTENDENTE
DE SEGUROS DE LA NACION
RESUELVE:
ARTICULO 1° — Sustituir el punto 37 del Reglamento General de la Actividad Aseguradora
(Resolución SSN Nº21.523), por el siguiente:
“37. Normas para las registraciones contables y/o societarias.
ASEGURADORAS
37.1. Plazos para la Registración.
Las entidades aseguradoras deberán adecuar su régimen en las registraciones contables y/o
societarias a los plazos que se indican seguidamente:
37.1.1. Movimientos de Fondos.
a.- Las planillas de resumen del movimiento de ingresos y egresos de fondos diarios, deberán
estar confeccionadas al cierre de las operaciones del día.
b.- El copiado de las planillas analíticas de ingresos y egresos en registros rubricados o la en-
cuadernación provisoria o denitiva de las mismas, deberá efectuarse en un plazo que no exceda
los QUINCE (15) DIAS posteriores al mes de que tratan dichos movimientos.
37.1.2. Emisión y Anulación.
a.- La confección de las planillas para copiar en registros rubricados, o para encuadernar, debe-
rá efectuarse en un plazo que no podrá exceder los SIETE (7) DIAS corridos de la quincena siguiente
a la de la emisión y/o anulación de la póliza y/o endoso.
b.- El copiado de planillas en registros rubricados o la encuadernación provisoria o denitiva
de las mismas, deberá efectuarse antes de los QUINCE (15) DIAS corridos del mes siguiente de la
emisión de la póliza o endoso respectivo.
37.1.3. Certicados de Cobertura.
a.- Las planillas para copiar en registros rubricados, o para encuadernar, deberán estar confec-
cionadas al cierre de las operaciones del día.
b.- El copiado de planillas en registros rubricados o la encuadernación provisoria o denitiva de
las mismas, deberá efectuarse antes de los SIETE (7) DIAS posteriores al mes siguiente a la emisión
del certicado respectivo.
37.1.4. Denuncias de Siniestros.
La registración de las denuncias en el libro respectivo deberá efectuarse en el día.
Las entidades que lleven el libro mediante un sistema informático deberán listar al nal del día
las planillas con las denuncias ingresadas.
37.1.5. ACTUACIONES JUDICIALES Y MEDIACIONES.
Las entidades aseguradoras deberán llevar con carácter uniforme y obligatorio un registro ru-
bricado para actuaciones judiciales y mediaciones, en el que deberán asentarse las actuaciones
judiciales y mediaciones en las que la entidad sea parte o citada en garantía.
En caso que el juicio o actuación judicial corresponda a una mediación no conciliada, y
registrada de acuerdo a lo dispuesto en el punto 37.1.5.1, el mismo deberá asentarse en el libro
‘Registro de Actuaciones Judiciales’ en la fecha de toma de conocimiento de la demanda, ha-
ciendo referencia en dicha registración a su instancia previa. En la registración correspondiente
a la mediación no conciliada se dejará constancia que se continúa en el número de orden de la
posterior actuación judicial.
En el ‘Registro de Actuaciones Judiciales’ se asentarán diariamente los datos mínimos que se
detallan a continuación:
a. - Número de orden.
b. - Fecha de registración.
c. - Asunto cuestionado.
d. - Número de póliza.
e. - Carátula del juicio.
f. - Fuero, Juzgado y Secretaría.
g. - Jurisdicción.
h. - Fecha de la demanda.
i. - Monto demandado.
j. - Monto de la sentencia rme o importe de la transacción.
k. - Fecha de cancelación total.
I. - Observaciones.
No se aceptarán enmiendas en las registraciones. Cualquier error en la exposición deberá ser
salvado mediante una nueva registración.
Las registraciones deberán efectuarse dentro del plazo de TRES (3) DIAS de la noticación de
la demanda, citación en garantía o de llegado el juicio a conocimiento de la aseguradora por comu-
nicación fehaciente del asegurado. Si la entidad es actora, la registración se asentará dentro de los
TRES (3) DIAS de iniciado el juicio.
37.1.5.1. Siniestros sujetos al sistema de mediación preliminar y obligatoria:
Teniendo en cuenta su carácter preliminar y obligatorio a todo juicio, tales siniestros deberán
asentarse en el ‘Registro de Actuaciones Judiciales’ o, a opción de la aseguradora, habilitar un libro
denominado ‘Registro de Mediaciones’ con similares datos mínimos requeridos para el ‘Registro de
Actuaciones Judiciales’.
37.1.6. Subdiarios y otros Registros Contables Auxiliares.
a.- La confección de las planillas para copiar en los registros rubricados o para encuadernar
deberá efectuarse en un plazo que no exceda los QUINCE (15) DIAS del mes siguiente al de las
respectivas operaciones.
b.- El copiado de las planillas en registros rubricados o la encuadernación provisoria o denitiva
de las mismas, deberá efectuase antes del día TREINTA (30) del mes siguiente al de las operaciones
que contenga.
37.1.7. Diario General.
a.- Los asientos mensuales del diario general deberán estar confeccionados antes de la naliza-
ción del mes inmediato posterior al de su contabilización en los Registros Auxiliares.
b.- Para el copiado en el registro respectivo o la encuadernación provisoria o denitiva se dis-
pondrá de QUINCE (15) DIAS corridos adicionales.
c.- En oportunidad de la confección de los estados contables anuales o de los estados de
situación patrimonial trimestral, las registraciones por los meses a que correspondan tales cierres,
deberán encontrarse asentadas en los registros rubricados, al tiempo de la presentación de tales
estados a la Superintendencia de Seguros de la Nación.
37.1.8. Inventarios y Balances.
Deberán volcarse los respectivos estados contables (anuales o trimestrales) con anterioridad a
la presentación de los mismos a la Superintendencia de Seguros de la Nación.
37.1.9. Auxiliares de Inventario.
Deberán volcarse en el mismo todos los detalles de los rubros del Balance General, inclu-
sive los de Premios a Cobrar, Previsión para Incobrabilidad, Siniestros Pendientes y Riesgos en
Curso.
El copiado de tales detalles o la encuadernación denitiva de las planillas (de estar autorizada
la entidad para ello), deberá efectuarse con anterioridad a la presentación de los estados contables
a la Superintendencia de Seguros de la Nación.
No resultará necesario transcribir los detalles analíticos de los rubros que conforman los esta-
dos patrimoniales trimestrales, en la medida que se encuentren en forma ordenada en la sede de la
aseguradora a disposición de la Superintendencia de Seguros de la Nación.
37.1.10. Actas de Asamblea y de los Organos de Administración y Fiscalización.
Las actas de asamblea y las de reuniones de los órganos de administración y fiscaliza-
ción deberán transcribirse en los libros rubricados dentro de los CINCO (5) DIAS de reali-
zadas las mismas. Para la transcripción de las actas de asamblea el plazo se extenderá a
DIEZ (10) DIAS.
37.1.11. Libros de informes de auditoría o del órgano de scalización.
Los informes se asentarán en este registro dentro de los TREINTA (30) DIAS corridos de cerrado
cada trimestre.
El informe anual deberá asentarse con antelación de TREINTA (30) DIAS corridos a la celebra-
ción de la asamblea que habrá de considerar el balance general.
37.1.12. Registros de Operaciones de Reaseguro.
37.1.12.1. Las Entidades Aseguradoras deberán llevar con carácter uniforme y obligatorio un
registro rubricado para operaciones de reaseguro pasivo, en el que deberán asentar los contratos
de reaseguro automáticos y facultativos que celebren, como así también sus respectivos endosos.
37.1.12.2. En dicho registro se asentarán diariamente los datos mínimos que se detallan en el
ANEXO 37.1.12.2.A.
37.1.12.3. Las Entidades Aseguradoras que suscriban contratos de reaseguro activo en los tér-
minos del punto 30.1.4. de este Reglamento, deberán llevar un registro rubricado para operaciones
de reaseguro activo, en el que deberán asentar los contratos de reaseguro automáticos y facultati-
vos que celebren, como así también sus respectivos endosos.
37.1.12.4. En dicho registro se asentarán diariamente los datos mínimos que se detallan en el
Anexo 37.1.12.4.A.
37.1.12.5. Estas registraciones deberán efectuarse en los libros mencionados dentro de los
plazos previstos en el punto 37.2.6. del Reglamento General de la Actividad Aseguradora.
37.1.13 ATRASOS
Las aseguradoras cuya contabilidad se encuentra atrasada por causas extraordinarias o espe-
ciales deberán comunicar de inmediato por nota a la Superintendencia de Seguros de la Nación tal
circunstancia, con indicación de las razones de tal situación y las medidas proyectadas para superar
el inconveniente y plazo de regularización. Igualmente se pondrá de inmediato en conocimiento del
organismo, la superación del atraso.
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REASEGURADORAS
37.2. Plazos para la registración.
Las entidades reaseguradoras deberán adecuar su régimen de registraciones contables y/o
societarias a las pautas y plazos que se exponen seguidamente:
37.2.1. Movimientos de Fondos:
a.- Las planillas de resumen del movimiento de ingresos y egresos de fondos diarios, deberán
estar confeccionadas al cierre de las operaciones del día.
b.- El copiado de las planillas analíticas de ingresos y egresos en registros rubricados o la en-
cuadernación provisoria o denitiva de las mismas, deberá efectuarse en un plazo que no exceda
los QUINCE (15) DIAS posteriores al mes de que tratan dichos movimientos.
37.2.2. Emisión, Endosos y Anulación de Contratos de Reaseguro:
a.- La confección de las planillas para copiar en registros rubricados, o para encuadernar, debe-
rá efectuarse en un plazo que no podrá exceder los SIETE (7) DIAS corridos de la quincena siguiente
a la de la emisión y/o anulación y/o endoso de contratos de reaseguro.
b.- El copiado de planillas en registros rubricados o la encuadernación provisoria o denitiva
de las mismas, deberá efectuarse antes de los QUINCE (15) DIAS corridos del mes siguiente de la
emisión del contrato o endoso respectivo.
37.2.3. Registro de Aceptaciones de Coberturas:
Respecto a las coberturas otorgadas, hasta tanto se emitan los contratos, deberán registrarse
en un libro rubricado.
a.- Las planillas del detalle de aceptaciones de cobertura deberán estar confeccionadas al cie-
rre de las operaciones del día.
b.- El copiado de las planillas analíticas en registros rubricados o la encuadernación provisoria
o denitiva de las mismas, deberá efectuarse en un plazo que no exceda los QUINCE (15) DIAS
posteriores al mes de que tratan dichos movimientos.
37.2.4. Avisos de Siniestros:
La registración de los avisos de siniestros en el libro respectivo deberá efectuarse en el día de
toma de conocimiento.
Las entidades que lleven el libro mediante un sistema informático deberán listar al nal del día
las planillas con los avisos ingresados.
Datos mínimos:
1) Nro. Aviso correlativo
2) Nro. Aviso cedente
3) Entidad cedente
4) Sección cedente
5) Nro. Siniestro aseguradora
6) Nro. Juicio/Mediación aseguradora, en caso de corresponder
7) Fechas, de siniestro, denuncia y aviso
8) Importe denunciado
9) Referencia del contrato (CORE - Resolución 36.908)
37.2.5. Actuaciones Judiciales y Mediaciones:
Las entidades reaseguradoras deberán llevar con carácter uniforme y obligatorio un registro
rubricado para actuaciones judiciales y mediaciones, en el que deberán asentarse las actuaciones
judiciales y mediaciones en las que la entidad sea parte.
En caso que el juicio o actuación judicial corresponda a una mediación no conciliada, y re-
gistrada de acuerdo a lo dispuesto en el punto 37.2.5.1, el mismo deberá asentarse en el libro
‘Registro de Actuaciones Judiciales’ en la fecha de toma de conocimiento de la demanda, ha-
ciendo referencia en dicha registración a su instancia previa. En la registración correspondiente
a la mediación no conciliada se dejará constancia que se continúa en el número de orden de la
posterior actuación judicial.
En el ‘Registro de Actuaciones Judiciales y Mediaciones’ se asentarán diariamente los datos
mínimos que se detallan a continuación:
a. Número de orden.
b. Fecha de registración.
c. Asunto cuestionado.
d. Carátula del juicio o mediación.
e. Fuero, Juzgado y Secretaría (para el caso de los juicios).
f. Jurisdicción.
g. Fecha de la demanda o mediación.
h. Monto demandado.
i. Monto de la sentencia rme o importe de la transacción o de acuerdo.
j. Fecha de cancelación total.
k. Observaciones.
No se aceptarán enmiendas en las registraciones. Cualquier error en la exposición deberá ser
salvado mediante una nueva registración.
Las registraciones deberán efectuarse dentro del plazo de TRES (3) DIAS de la noticación de
la demanda o mediación o de llegado el juicio a conocimiento de la reaseguradora. Si la entidad es
actora, la registración se asentará dentro de los TRES (3) DIAS de iniciado el juicio.
37.2.5.1. Siniestros sujetos al sistema de mediación preliminar y obligatoria:
Teniendo en cuenta su carácter preliminar y obligatorio a todo juicio, tales siniestros deberán
asentarse en el ‘Registro de Actuaciones Judiciales’ o, a opción de la aseguradora, habilitar un libro
denominado ‘Registro de Mediaciones’ con similares datos mínimos requeridos para el ‘Registro de
Actuaciones Judiciales’.
37.2.6. Subdiarios y otros Registros Contables Auxiliares:
a.- La confección de las planillas para copiar en los registros rubricados o para encuadernar
deberá efectuarse en un plazo que no exceda los QUINCE (15) DIAS del mes siguiente al de las
respectivas operaciones.
b.- El copiado de las planillas en registros rubricados o la encuadernación provisoria o denitiva
de las mismas, deberá efectuase antes del día TREINTA (30) del mes siguiente al de las operaciones
que contenga.
37.2.7. Diario General:
a.- Los asientos mensuales del diario general deberán estar confeccionados antes de la naliza-
ción del mes inmediato posterior al de su contabilización en los Registros Auxiliares.
b.- Para el copiado en el registro respectivo o la encuadernación provisoria o denitiva se dis-
pondrá de QUINCE (15) DIAS corridos adicionales.
c.- En oportunidad de la confección de los estados contables anuales o de los estados de
situación patrimonial trimestral, las registraciones por los meses a que correspondan tales cierres,
deberán encontrarse asentadas en los registros rubricados, al tiempo de la presentación de tales
estados a la Superintendencia de Seguros de la Nación.
37.2.8. Inventarios y Balances:
Deberán volcarse los respectivos estados contables (anuales o trimestrales) con anterioridad a
la presentación de los mismos a la Superintendencia de Seguros de la Nación.
37.2.9. Auxiliares de Inventario:
Deberán volcarse en el mismo todos los detalles de los rubros del Balance General, inclusive los
relativos a la totalidad de las Reservas establecidas por la reglamentación.
El copiado de tales detalles o la encuadernación denitiva de las planillas (de estar autorizada
la entidad para ello), deberá efectuarse con anterioridad a la presentación de los estados contables
a la Superintendencia de Seguros de la Nación.
No resultará necesario transcribir los detalles analíticos de los rubros que conforman los esta-
dos patrimoniales trimestrales, en la medida que se encuentren en forma ordenada en la sede de la
reaseguradora a disposición de la Superintendencia de Seguros de la Nación.
37.2.10. Actas de Asamblea y de los Organos de Administración y Fiscalización:
Las actas de asamblea y las de reuniones de los órganos de administración y scalización de-
berán transcribirse en los libros rubricados dentro de los CINCO (5) DIAS de realizadas las mismas.
Para la transcripción de las actas de asamblea el plazo se extenderá a DIEZ (10) DIAS.
37.2.11. Libros de informes de auditoría o del órgano de scalización:
Los informes se asentarán en este registro dentro de los TREINTA (30) DIAS corridos de cerrado
cada trimestre.
El informe anual deberá asentarse con antelación de TREINTA (30) DIAS corridos a la celebra-
ción de la asamblea que habrá de considerar el balance general.
37.2.12. Registro de Operaciones de Reaseguro.
37.2.12.1. Las entidades reaseguradoras: a) habilitadas para operar en los términos del punto
1° del Anexo I de la Resolución Nº35.615 (“reaseguradoras locales”) y b) habilitadas para aceptar
operaciones desde sus países de origen (punto 20° del Anexo I de la Resolución Nº35.615), deberán
llevar con carácter uniforme y obligatorio un registro rubricado para operaciones de reaseguro acti-
vo, en el que deberán asentar los contratos de reaseguro automáticos y facultativos que celebren,
como así también sus respectivos endosos.
37.2.12.2. En dicho registro se asentarán diariamente los datos mínimos que se detallan en el
Anexo 37.1.12.4.A.
37.2.12.3. Las entidades reaseguradoras mencionadas en el punto 37.2.12.1. deberán llevar
con carácter uniforme y obligatorio un registro rubricado para operaciones de reaseguro pasivo, en
el que deberán asentar los contratos de reaseguro automáticos y facultativos que celebren, como
así también sus respectivos endosos.
37.2.12.4. En dicho registro se asentarán diariamente los datos mínimos que se detallan en el
Anexo 37.1.12.2.A.
37.2.12.5. Estas registraciones deberán efectuarse en los libros mencionados dentro de los
plazos previstos en el punto 37.2.6. del Reglamento General de la Actividad Aseguradora.
37.2.13 ATRASOS
Las reaseguradoras cuya contabilidad se encuentra atrasada por causas extraordinarias o es-
peciales deberán comunicar de inmediato por nota a la Superintendencia de Seguros de la Nación
tal circunstancia, con indicación de las razones de tal situación y las medidas proyectadas para
superar el inconveniente y plazo de regularización. Igualmente se pondrá de inmediato en cono-
cimiento del organismo, la superación del atraso.
ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS
37.3. Reemplazo de Registros Contables Rubricados.
Martes 9 de octubre de 2012 Primera Sección BOLETIN OFICIAL Nº 32.496 30
37.3.1. Trámite.
Las entidades que deseen reemplazar registros contables rubricados por planillas de com-
putación encuadernadas, deberán presentar a la Superintendencia de Seguros de la Nación, sin
perjuicio de la autorización a requerir al órgano de aplicación según sea el tipo societario, una
solicitud rmada por el presidente (o por el representante en el caso de sucursales o agencias
de entidades extranjeras) y los miembros del órgano de scalización de la entidad, donde se deje
constancia que el reemplazo a efectuar se ajusta a las pautas que se enuncian en el punto 37.3.2.
y 37.3.3. Asimismo, deberá tratarse el tema como punto especíco por parte del órgano de admi-
nistración de la entidad.
Dicha solicitud deberá acompañarse de un dictamen de contador público con rma certicada
por el Consejo Profesional respectivo, del que surja que el reemplazo se ajusta a las citadas pautas.
El reemplazo sólo podrá efectuarse una vez obtenida la autorización de los órganos de apli-
cación mencionados en el primer párrafo, la que deberá ser transcripta en el libro de Inventarios y
Balances, remitiéndose de inmediato copia de la autorización a la Superintendencia de Seguros de
la Nación.
37.3.2. Elementos a acompañar.
Las entidades que requieran autorización para el reemplazo de libros rubricados además de la
solicitud a que se reere el punto anterior deberán presentar una nota indicando:
a.- Libros a reemplazar.
b.- Indicación de que el nuevo sistema de registración permitirá al organismo obtener los datos
necesarios para la adecuada scalización así como la inalterabilidad de las registraciones obtenidas
mediante el sistema propuesto.
c.- Se acompañará modelo de los elementos a emplear, con explicación ejemplicada de su
modo de utilización.
37.3.3. Conservación de las planillas.
Deberá seguir los siguientes lineamientos:
a.- Encuadernación mensual provisoria y trimestral denitiva. Para el caso de los registros de
denuncias de siniestros, las encuadernaciones provisorias serán quincenales y las denitivas serán
mensuales.
b.- Las encuadernaciones provisorias se efectuarán mediante el sistema de cosido, con utiliza-
ción de tapas duras, en tanto que las denitivas se harán en tomos cosidos y lomo engomado con
guardas de refuerzo y tapas duras.
c.- Cada encuadernación denitiva deberá ser correlativamente enumerada y contendrá una
carátula en el primer folio con los siguientes datos máximos:
I - Nombre de la Sociedad.
II - Denominación del Libro y número de orden.
III - Período de operaciones que abarca.
IV - Cantidad de Folios que contiene.
V - Concepto de los códigos utilizados en la mecanización.
VI - Firma del Presidente o Gerente.
VII - Fechas de rma y encuadernación.
VIII - Sello de la Sociedad.
ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS
37.4. REEMPLAZO DE LIBROS CONTABLES RUBRICADOS POR SISTEMAS DE REGISTROS
EN SOPORTES OPTICOS.
37.4.1. Documentación a presentar con la solicitud para utilizar sistemas de archivo de registros
contables en soportes ópticos.
a) Constancia de autorización para utilizar sistemas de registros contables en discos ópticos,
emitida por el Organismo facultado para eximir de la obligación de la rúbrica de libros de comercio,
de acuerdo al tipo societario y al domicilio legal de la aseguradora. Se acompañará fotocopia de toda
la documentación presentada ante la respectiva autoridad de aplicación, debiendo estar el Informe
de Contador Público con su rma legalizada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas.
b) Nómina de libros a reemplazar detallando, para cada uno de ellos, su nombre actual y la
denominación a otorgarse en el nuevo sistema propuesto.
c) Acta de la reunión del Organo de Administración donde conste, como punto especíco del
Orden del Día, la decisión de solicitar la sustitución del sistema al Organismo de aplicación jurisdic-
cional.
d) Informe de Contador Público, inscripto en el Registro de Auditores Externos de esta SU-
PERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION, en el que se expida, como mínimo, sobre los
siguientes aspectos: 1) opinión ‘favorable para la autorización; 2) que el sistema de registración
contable descripto en la solicitud cumple con los requisitos exigidos por el artículo 61 de la Ley
Nº19.550, modicada por la Ley Nº22.903, y por las normas del Organismo facultado para exi-
mir de la rúbrica de libros de acuerdo al tipo societario y al domicilio legal de la aseguradora, en
cuanto a permitir la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas deudoras
y acreedoras, así como la vericación de los asientos contables con su documentación respalda-
toria; 3) que las técnicas de control que se aplicarán en dicho sistema de registración permiten
cubrir los objetivos de control sobre el procesamiento de las operaciones y que existen adecuados
procedimientos que permiten mitigar los potenciales riesgos de alteración de las registraciones;
4) que el sistema propuesto permitirá a este Organismo obtener los datos necesarios para su
adecuada scalización; 5) certicación del estado de los registros en uso. La rma deberá estar le-
galizada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas. Este Informe no será requerido en la
medida que, con las constancias a presentar de conformidad con lo dispuesto en el inciso a), obre
Informe de Contador Público habilitado ante el Organismo facultado para eximir de la obligación
de la rúbrica de libros de comercio que contenga, como mínimo, los aspectos precedentemente
indicados.
e) Plan de cuentas y modelos impresos de los registros, con explicación de su forma de utili-
zación.
f) Compromiso explícito por parte de la entidad de mantener los equipos necesarios, a dispo-
sición de inspectores de este Organismo, peritos, etc., que le sean requeridos para la compulsa de
sus registros, que permitan llevar a cabo el proceso de lectura e impresión en papel de los conte-
nidos de los soportes ópticos. Asimismo deberá dejar constancia que mantendrá actualizada la
tecnología que permita la lectura de los discos ópticos durante el período que la normativa vigente
determina para mantener los archivos de registros contables (artículo 67° del Código de Comercio,
por un período mínimo de 10 años), sin que ello represente modicación del sistema contable a
implementar ni en los generadores de subdiarios.
g) Nota consignando que el sistema de la entidad se ajusta a lo dispuesto en el punto 37.1.4
o 37.2.4 —según corresponda— del Reglamento General de la Actividad Aseguradora (en ade-
lante RGAA), respecto a que: 1) las denuncias y avisos de siniestros deben registrarse en el día,
2) posibilidad de imprimir todas las denuncias y avisos de siniestros ingresadas diariamente
por riesgo o sección, para los Registros de ‘Denuncias de Siniestros’, ‘Avisos de Siniestros’
y ‘Actuaciones Judiciales’ y 3) que al cierre de cada mes serán grabadas conforme al sistema
propuesto.
h) Que los registros Auxiliares de Inventario se adecuan en su confección y plazo a lo dispuesto
en el punto 37.1.9. ó 37.2.9. —según corresponda— del RGAA, y que los registros de Riesgos de
Trabajo contemplan lo dispuesto en la Resolución Nº24.334.
37.4.2. Informes posteriores del Auditor Externo.
a) Con posterioridad a la autorización, el Auditor Externo deberá incluir un párrafo en sus Infor-
mes de auditoría de estados contables, sobre si los sistemas de registros mantienen las condiciones
de seguridad e integridad en base a las cuales fueron autorizados.
b) En el referido Informe deberá dejarse constancia que se han utilizado soportes ópticos no
regrabables y que los mismos se ajustan a los procedimientos de seguridad informática estipulados
en el punto 37.4.4.
37.4.3. Requisitos que deben poseer los discos ópticos utilizados.
a) Los discos ópticos deberán estar identicados por número de serie preimpreso de fábrica,
único e irrepetible.
b) El soporte debe cerrarse de forma tal que posteriormente no permita borrar, modicar, susti-
tuir ni alterar la información, debiendo ser un soporte de única escritura y múltiples lecturas (WORM).
c) Deberá utilizarse un disco óptico para cada mes y registro contable. A opción de la entidad,
y en la medida que se respeten los plazos dispuestos en el punto 37.1. del RGAA, podrán incluirse
mensualmente más de un registro en cada disco óptico.
d) En caso de corresponder, se consignará una aclaración sobre la utilización de códigos en las
registraciones contables, independientemente que contengan una explicación del concepto al que
responden. Estos códigos no reemplazarán el nombre de la cuenta que corresponda a la imputación
contable a registrar.
e) El sistema de contabilización debe permitir la individualización de las operaciones, las co-
rrespondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior vericación, con arreglo al artículo 43
del Código de Comercio.
f) Cada archivo debe contener una vista previa de impresión (formato original de los listados
impresos) que permita dividir el registro contable en folios numerados correlativamente.
g) Mensualmente en el Libro de Inventario y Balances deberá transcribirse el siguiente detalle
para cada disco óptico:
• Denominación del registro contable.
• Mes o período al que corresponde el registro contable.
• Nombre del archivo o de los archivos grabados en el soporte.
• Cantidad de folios que contiene el registro contable.
• Cadena de caracteres alfanumérica obtenida para cada uno de los archivos que integran el
soporte, al someterlos a la ejecución del programa Md5.
37.4.4. Seguridad informática de los registros grabados en discos ópticos.
Los discos ópticos deberán ser almacenados en forma ordenada dentro de armarios ignífugos,
bajo llave de seguridad y protegidos de la luz, el calor y la humedad. Una vez grabados, se realizarán
copias de resguardo de los respectivos archivos.
Los discos ópticos deberán ser identicados mediante una etiqueta o rótulo externo, que con-
tará con los siguientes datos mínimos:
• Nombre de la Sociedad.
• Denominación del Libro y número de orden.
• Período de operaciones que abarca.
• Cantidad de Folios que contiene.
Todos los folios deberán estar encabezados con los siguientes datos:
• Nombre de la Sociedad.
• Denominación del Libro y número de orden.
• Período de operaciones que abarca.
• Nºde orden del folio.
En el primer folio deberá constar, además de los datos precedentemente indicados, la fecha de
emisión del listado grabado en el disco óptico.
En ningún caso los archivos incluidos en soportes ópticos deben ser compactados.
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