Acuerdo Nro. 6453 - RENDICION SOCIEDADES

EmisorTribunal de Cuentas
Fecha de la disposición21 de Noviembre de 2018

MENDOZA, 21 DE NOVIEMBRE DE 2018

VISTO:

El dictado del Acuerdo Nº 6.431 del 4 de julio de 2018; y

CONSIDERANDO:

I - Que dicho Acuerdo en su artículo 1º, en consonancia con lo dispuesto por el artículo 182 de la Constitución Provincial dispone, que “Las personas humanas o jurídicas de naturaleza privada, cualquiera sea su denominación (empresas y sociedades con capital total o mayoritario del Estado, cooperativas, asociaciones, fundaciones, cooperadoras, gremios u otras) que reciban del Estado subsidios, subvenciones o aportes estatales de cualquier índole, deberán rendir cuentas ante el Tribunal de Cuentas en la forma que éste establezca”

II - Que el artículo 18 de la Ley Nº 1003 dispone que “El Tribunal, … determinará las formalidades que deben revestir las rendiciones de cuentas …”

III – Que el Tribunal en distintas oportunidades dictó Acuerdos reglamentarios para la rendición de cuentas de distintos entes, nros. 5.283 y 5.673.

IV – Que resulta conveniente unificar las disposiciones relacionadas con las rendiciones de cuentas comunes a todos los entes mencionados en el art. 1º del Acuerdo Nº 6.431.

Por ello, en uso de sus facultades,

EL

TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA

RESUELVE:

Artículo 1º

AMBITO DE APLICACIÓN. La rendición de cuentas deberá comprender la totalidad de los caudales que se administren, cualquiera sea su origen. .

Los elementos con que deberá ser integrada la rendición de cuentas de las personas físicas o jurídicas de naturaleza privada, a las que se refiere el art. 20 de la Ley Nº 1003, deberán ser los siguientes:

TITULO I Artículos 2 a 9

PRESENTACIÓN INICIAL

Artículo 2º

RUBRICACIÓN DE LIBROS. Se deberá remitir constancia de la rúbrica, por parte de la autoridad competente, de todos los libros exigidos por las disposiciones legales vigentes.

Artículo 3º

NÓMINA DE AUTORIDADES Y EMPLEADOS, DOMICILIOS Y REGISTRO DE FIRMAS. Se deberá remitir una nómina completa de las autoridades y agentes responsables de la percepción e inversión de caudales y de su administración, como así también de los empleados intervinientes en la administración de documentos que produzcan efectos en la administración del ente.

Los datos consignados y la fijación de domicilios deberán ser firmados por todos y cada uno de los declarantes. A tal fin se presentará el formulario que, como Anexo, forma parte integrante del presente Acuerdo.

Conforme al Acuerdo 5576 de Notificación digital, se deberá comunicar la persona a la que se le encomienda ingresar a la casilla institucional y quien lo reemplace en caso de ausencia, mediante el formulario “Operador casilla institucional”, disponible en el sitio web www.tribunaldecuentas.mendoza.gov.ar en la sección Ayuda.

Artículo 4º

PLAN DE CUENTAS. Se presentará el Plan de Cuentas codificado y estructurado de tal forma que permita individualizar el financiamiento del Estado en cada una de las erogaciones. Asimismo, deberán presentar un Manual de Cuentas con la descripción de los movimientos de débitos y créditos y el significado del saldo.

El Plan de Cuentas deberá aplicarse, de manera uniforme, en todos los sistemas o subsistemas contables que utilice el organismo.

Artículo 5º

SISTEMA Y REGISTRACIÓN CONTABLE. Deberán presentar la descripción del sistema contable adoptado, indicando los instrumentos y formas de registro.

El registro de las operaciones deberá efectuarse según las prescripciones del Código Civil y Comercial de la Nación, art. 320 a 331. El mismo se llevará en forma sistemática de manera que permita la verificación con la documentación de respaldo. El sistema que se implemente deberá ser integral e integrado entre los distintos subsistemas de la contabilidad.

En el caso de adoptar un sistema computarizado, deberá cumplirse con los requisitos exigidos en el Acuerdo Nº 2989 y la Resolución 2300 del año 2015 de la Dirección de Personas Jurídicas y sus modificatorias. Además, deberán cumplimentar los requisitos mínimos, los que se detallan a continuación:

  1. Presentar copia de la nota de autorización de la utilización de sistemas computarizados por parte de la autoridad competente.

  2. Proveer acceso remoto desde el Tribunal a su respectivo sistema.

  3. Las bases de datos que contiene la información procesada por el sistema computarizado, deberá estar a disposición del Tribunal de Cuentas, para auditoría y control de la información contenida en la misma. Se mantendrán reuniones con el organismo para desarrollar este procedimiento de auditoría y control sin afectar las operaciones normales. Independientemente de este acceso, el Tribunal podrá requerir en cualquier momento la remisión en soporte digital de todas las bases de datos.

  4. Cumplimentar lo establecido en el Acuerdo N°2989 (Descripción del sistema de información).

  5. Listados y registros en soporte papel: las salidas de los registros que emita el sistema informático deberán efectuarse en hojas con numeración correlativa, preimpresa y progresiva y, además, con la numeración consecutiva y progresiva asignada por el sistema utilizado. Las hojas deberán ser emblocadas en forma correlativa, en lotes de hasta 100 (cien) hojas con una periodicidad no mayor a un semestre. Los listados que emita el sistema no podrán ser alterados, tachados, ni mutilados.

    Las hojas correspondientes a las registraciones de cada mes procesado deberán ser suscriptas en la última página por la Autoridad Superior del organismo y por el Jefe del Área Contable, dejando expresa constancia de la cantidad de folios procesados en el período mensual correspondiente.

  6. Individualización: el sistema debe permitir la individualización de las operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación a través de los comprobantes que dieron origen a la registración.

  7. Errores y omisiones: se salvarán por medio de una registración, que se efectuará en la fecha en que se advierta la omisión o el error, no afectando la registración original.

  8. Los sistemas deberán diseñarse con campos para registrar la fecha de proceso (fecha contable de registración) y la fecha valor (fecha real de cada comprobante u operación.

  9. La información que se solicita en soporte digital, deberá remitirse conforme a lo establecido en el Acuerdo N°5661 “Presentaciones digitalizadas”

Artículo 6º

SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Deberán presentar una descripción del sistema de control interno, que contemple:

  1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Deberá comprender la definición de áreas de responsabilidad, líneas de autoridad, canales de información y niveles de jerarquía, expresadas en organigramas y manuales de funciones aprobados y vigentes.

  2. NORMAS DE PROCEDIMIENTO OPERATIVO: Deberán indicarse las normas de procedimiento y circuitos administrativos que hagan al control interno de la recaudación e inversión de los fondos y su correspondiente registración. Cuando no existan normas que reglamenten los procedimientos deberán generarse las mismas, como así también los circuitos administrativos pertinentes, informando al Tribunal de Cuentas dentro de los quince (15) días de producidas.

  3. AUDITORÍA INTERNA: En el caso de que exista en su estructura organizativa un área de auditoría interna, deberá describirse las funciones básicas que cumple.

Artículo 7º

INSCRIPCIONES EN ORGANISMOS FISCALES. Deberán presentar las constancias como responsables directos ante los impuestos provinciales y nacionales y como agentes de percepción y/o retención, en su caso.

Artículo 8º

DISPOSICIONES Y/O REGLAMENTACIONES. Deberán presentar todas las normas dictadas por la entidad referidas a los siguientes temas: Estructura Administrativa y Manual de Funciones, Pago de Viáticos, Personal, Mesa de Entradas, Archivo, Inventario general de bienes, Régimen de remuneraciones, Convenios o Reglamentación sobre fondos de terceros o subsidios (recibidos o entregados) y cualquier otra normativa, propia o externa, relacionada con la administración de caudales.

Asimismo, deberán elaborar y presentar un Régimen de Contrataciones que respete los principios establecidos en el art. 134 de la Ley Nº 8706.

Artículo 9º

OPORTUNIDAD DE LA PRESENTACIÓN. Los elementos requeridos en los artículos precedentes, deberán ser presentados al Tribunal de Cuentas dentro de los 45 días corridos contados a partir de la constitución del ente o del inicio de cada ejercicio económico y, en caso de producirse modificaciones, dentro de los quince (15) días de producidas las mismas. .

En la nota de remisión correspondiente a la presentación inicial de cada ejercicio, se consignará expresamente -en su caso- la no existencia de modificaciones producidas en los requisitos de los artículos 4 a 8, con respecto al ejercicio anterior. Esta nota deberá ser firmada por la máxima autoridad del ente.

TITULO II Artículos 10 a 21

RENDICIÓN MENSUAL

Artículo 10º

BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Deberá indicarse el Saldo...

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